Polityka Prywatności

§1. Informacje ogólne

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Baileo spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Długa 29, 00-238 Warszawa, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców KRS pod numerem 0001065642, NIP 5252978133, REGON 526788966, o kapitale zakładowym 5 100 zł (dalej: „Baileo", „Administrator").
2. Polityka ma zastosowanie do danych osobowych przetwarzanych podczas korzystania z:
   1. strony internetowej baileo.pl,
   2. subdomen udostępnianych Klientom (np. nazwaszkoly.baileo.pl),
   3. Aplikacji Baileo,
   4. formularzy kontaktowych i newslettera.
3. Administratorem danych osobowych użytkowników strony baileo.pl, osób kontaktowych Klientów oraz użytkowników Aplikacji jest Baileo - w zakresie danych związanych z utworzeniem i obsługą globalnego konta użytkownika, uwierzytelnianiem, bezpieczeństwem dostępu oraz możliwością korzystania z jednego konta w ramach kilku organizacji.
4. W zakresie danych osób trzecich wprowadzanych do Aplikacji przez Klienta, w szczególności danych zawartych w profilach pracowników, instruktorów, personelu oraz uczestników zajęć, administratorem danych jest Klient. Baileo przetwarza te dane w imieniu Klienta jako podmiot przetwarzający (procesor), w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi i zapewnienia funkcjonowania Aplikacji.
5. Ta sama osoba może być jednocześnie użytkownikiem Aplikacji posiadającym globalne konto oraz pracownikiem, instruktorem lub inną osobą posiadającą profil w ramach jednej lub kilku organizacji. W takim przypadku Baileo jest administratorem danych związanych z globalnym kontem, uwierzytelnianiem i bezpieczeństwem dostępu, natomiast w odniesieniu do danych znajdujących się w profilu tej osoby w ramach konkretnej organizacji działa jako podmiot przetwarzający na rzecz Klienta.
6. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
7. Kontakt w sprawach związanych z danymi osobowymi jest możliwy pod adresem: support@baileo.pl.
8. Informacje dotyczące plików cookies znajdują się w osobnym dokumencie - Polityce Cookies, dostępnym na stronie baileo.pl/polityka-cookies .
9. Aplikacja może być rozwijana o nowe funkcje. Jeżeli wprowadzenie nowych funkcji będzie wiązało się z dodatkowymi zakresami przetwarzania danych osobowych, Baileo zaktualizuje niniejszą Politykę i poinformuje o tym użytkowników.

§2. Kategorie osób, których dane przetwarzamy

1. Użytkownicy strony internetowej (baileo.pl)

   Osoby odwiedzające stronę Baileo, w tym osoby korzystające z formularzy kontaktowych oraz funkcji newslettera.

2. Osoby kontaktowe Klientów (szkół)

   Przedstawiciele lub pracownicy szkół, którzy kontaktują się z Baileo, proszą o założenie konta lub korzystają z Aplikacji w imieniu szkoły.

3. Użytkownicy Aplikacji

   Osoby posiadające globalne konto użytkownika i logujące się do Aplikacji, w szczególności właściciele szkół, administratorzy, pracownicy i instruktorzy zaproszeni przez Klienta. Jedno konto użytkownika może umożliwiać dostęp do więcej niż jednej organizacji. W zakresie danych związanych z utworzeniem i obsługą globalnego konta, uwierzytelnianiem oraz bezpieczeństwem dostępu administratorem danych jest Baileo.

4. Pracownicy, instruktorzy i inne osoby, których profile zostały utworzone przez Klienta

   Osoby, których profile są tworzone przez Klienta w ramach jego organizacji, w szczególności pracownicy, instruktorzy i członkowie personelu. Profil może zawierać dane dotyczące roli danej osoby w organizacji, jej uprawnień, opisu, zdjęcia, prowadzonych zajęć oraz innych informacji związanych z działalnością Klienta.

   Klient może zaprosić taką osobę do powiązania jej profilu z globalnym kontem użytkownika. W zakresie danych znajdujących się w profilu utworzonym przez Klienta oraz danych dotyczących roli i działalności tej osoby w konkretnej organizacji administratorem danych jest Klient, a Baileo przetwarza dane jako podmiot przetwarzający.

5. Subskrybenci newslettera

   Osoby, które dobrowolnie zapisały się na newsletter Baileo lub które uzyskały dostęp do Aplikacji i otrzymują komunikaty dotyczące usług Baileo.

6. Uczestnicy zajęć (kursanci)

   Osoby, które zapisują się na zajęcia organizowane przez Klientów przy użyciu Aplikacji, w tym osoby tworzące profil uczestnika podczas zapisu. W tym zakresie administratorem danych jest Klient (szkoła), a Baileo przetwarza dane wyłącznie jako podmiot przetwarzający.

§3. Jakie dane przetwarzamy

Baileo przetwarza wyłącznie takie dane, które są niezbędne do świadczenia usług, kontaktu z Klientem lub funkcjonowania Aplikacji. W szczególności są to:

§4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Baileo przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do zapewnienia działania Aplikacji, obsługi Klientów oraz komunikacji. Dane przetwarzane są na następujących podstawach i w następujących celach:

§5. Odbiorcy danych oraz powierzanie przetwarzania

1. Dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług oraz realizacji obowiązków prawnych Baileo.
2. Dane mogą być powierzane podmiotom świadczącym na rzecz Baileo usługi techniczne, informatyczne, hostingowe, księgowe i marketingowe, w szczególności:
   1. dostawcom hostingu i infrastruktury serwerowej,
   2. dostawcom usług poczty elektronicznej i komunikacji (np. Google Workspace),
   3. dostawcom usług newsletterowych (np. MailerLite),
   4. podmiotom świadczącym usługi księgowe,
   5. dostawcom narzędzi do analizy ruchu i diagnostyki działania Aplikacji.
3. Baileo korzysta wyłącznie z podwykonawców, którzy dają gwarancję stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych przepisami o ochronie danych osobowych oraz zawiera z nimi odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych, jeżeli jest to wymagane.
4. Aktualna lista podmiotów przetwarzających (podwykonawców IT) jest dostępna pod adresem: Lista podmiotów przetwarzających . Lista ta może być aktualizowana w związku z rozwojem Aplikacji lub zmianami usługodawców, z zachowaniem obowiązujących przepisów prawa.
5. Dane osobowe mogą być udostępniane właściwym organom publicznym wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami prawa.
6. W przypadku danych przetwarzanych przez Baileo jako podmiot przetwarzający na rzecz Klienta (w szczególności danych instruktorów oraz uczestników zajęć), dane mogą być powierzane podwykonawcom Baileo wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi i zgodnie z zawartymi umowami powierzenia.

§6. Przekazywanie danych poza EOG

1. W związku z korzystaniem przez Baileo z nowoczesnych narzędzi technologicznych (w szczególności poczty e-mail, chmury obliczeniowej czy systemów mailingowych), dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), w tym do Stanów Zjednoczonych.
2. Przekazywanie danych poza EOG następuje wyłącznie przy zachowaniu odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO.
3. W przypadku transferu danych do USA, Baileo opiera się na decyzji Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w ramach Ramy Ochrony Danych UE-USA (Data Privacy Framework - DPF).
4. Dostawcy usług, z których korzysta Administrator (np. Google, Microsoft, dostawcy systemów mailingowych), znajdują się na liście podmiotów certyfikowanych w ramach DPF. W przypadku dostawców nieobjętych certyfikacją, transfer danych zabezpieczony jest Standardowymi Klauzulami Umownymi (SCC) zatwierdzonymi przez Komisję Europejską.
5. Użytkownik ma prawo uzyskać od Administratora kopię informacji o stosowanych zabezpieczeniach transferu danych.
6. Aktualne informacje o podmiotach przetwarzających dane poza EOG znajdują się w dokumencie dostępnym pod adresem: Lista podmiotów przetwarzających .

§7. Okres przechowywania danych

1. Dane osobowe przetwarzane w związku z realizacją umowy z Klientem (szkołą) przechowywane są przez cały okres trwania umowy, a po jej zakończeniu - przez okres niezbędny do dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi, nie dłużej niż 6 lat.
2. Dane kontaktowe osób kontaktowych Klientów (np. adres e-mail, telefon) są przechowywane przez okres trwania współpracy oraz przez okres niezbędny do celów archiwalnych i rozliczeniowych, nie dłużej niż 6 lat.
3. Dane związane z globalnym kontem użytkownika są przechowywane przez okres posiadania aktywnego konta oraz korzystania z Aplikacji. Po usunięciu konta dane mogą być przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, rozpatrywania reklamacji oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, zgodnie z obowiązującymi terminami przedawnienia. Dane, które nie są już potrzebne do tych celów, są usuwane lub anonimizowane.
4. Dane wprowadzone przez Klienta, w szczególności dane zawarte w profilach pracowników i instruktorów oraz dane uczestników zajęć, są przechowywane tak długo, jak pozostają w Aplikacji w ramach organizacji Klienta, z uwzględnieniem zasad wynikających z umowy zawartej z Klientem. Usunięcie globalnego konta użytkownika nie powoduje automatycznego usunięcia profili tej osoby utworzonych niezależnie przez poszczególnych Klientów. O okresie przechowywania danych w takich profilach decyduje właściwy Klient jako administrator danych.
5. Dane subskrybentów newslettera przetwarzane są do momentu wypisania się z newslettera lub wycofania zgody.
6. Dane przetwarzane w celach księgowych i podatkowych przechowywane są przez okres wymagany przepisami prawa, tj. 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
7. Dane techniczne oraz logi systemowe (m.in. adresy IP, błędy aplikacji, wpisy diagnostyczne) przechowywane są przez okres nie dłuższy niż 90 dni, chyba że ich dłuższe przechowywanie jest konieczne w związku z bezpieczeństwem systemu lub ustaleniem incydentu.
8. Po upływie okresów wskazanych powyżej dane są usuwane lub poddawane anonimizacji.

§8. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Osobom, których dane są przetwarzane przez Baileo, przysługują następujące prawa wynikające z RODO:
   1. prawo dostępu do danych - uzyskania informacji, jakie dane są przetwarzane oraz otrzymania ich kopii,
   2. prawo sprostowania danych - poprawienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych,
   3. prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") - jeżeli dane nie są już potrzebne lub przetwarzanie odbywa się niezgodnie z prawem,
   4. prawo ograniczenia przetwarzania - np. na czas sprawdzania poprawności danych,
   5. prawo do przenoszenia danych - w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
   6. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Baileo,
   7. prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.
2. W celu skorzystania z powyższych praw osoba, której dane dotyczą, może skontaktować się z Baileo, wysyłając wiadomość na adres: support@baileo.pl.
3. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), jeśli uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.
4. W zakresie danych, w odniesieniu do których Baileo działa jako podmiot przetwarzający na rzecz Klienta, w szczególności danych zawartych w profilach pracowników i instruktorów oraz danych uczestników zajęć, realizacja praw osób, których dane dotyczą, odbywa się za pośrednictwem właściwego Klienta jako administratora danych. Baileo wspiera Klienta w realizacji tych praw w zakresie wynikającym z umowy oraz obowiązujących przepisów prawa.
5. W sprawach dotyczących globalnego konta użytkownika, uwierzytelniania oraz danych przetwarzanych przez Baileo jako administratora użytkownik może realizować swoje prawa bezpośrednio wobec Baileo. Usunięcie globalnego konta nie musi powodować usunięcia danych znajdujących się w profilach utworzonych przez poszczególnych Klientów. W sprawie usunięcia lub zmiany takich danych użytkownik powinien zwrócić się do właściwego Klienta.

§9. Pliki cookies

1. Strona internetowa baileo.pl oraz subdomeny udostępniane Klientom mogą korzystać z plików cookies oraz podobnych technologii służących do zapewnienia prawidłowego działania Serwisu i Aplikacji.
2. Szczegółowe informacje dotyczące rodzajów plików cookies, celów ich stosowania oraz sposobów zarządzania cookies znajdują się w osobnym dokumencie - Polityce Cookies, dostępnym pod adresem: https://baileo.pl/polityka-cookies
3. Pliki cookies mogą być niezbędne do działania Serwisu i Aplikacji (cookies techniczne) lub wykorzystywane w celach statystycznych i analitycznych, o ile użytkownik wyraził na to zgodę.
4. Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej lub poprzez narzędzia dostępne na stronie baileo.pl.

§10. Zabezpieczenia danych

1. Baileo stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do zakresu przetwarzania danych osobowych, w celu zapewnienia ochrony danych przed ich utratą, zniszczeniem, modyfikacją, nieuprawnionym dostępem lub ujawnieniem.
2. W szczególności Baileo stosuje:
   1. szyfrowanie komunikacji z Aplikacją (HTTPS/SSL),
   2. zabezpieczenia serwerowe dostarczane przez renomowanych dostawców hostingu,
   3. kontrolę dostępu ograniczającą dostęp do danych wyłącznie osobom upoważnionym,
   4. procedury tworzenia kopii zapasowych,
   5. systemy monitorowania zdarzeń technicznych i logów,
   6. procesy aktualizacji oprogramowania i stosowanych komponentów.
3. Baileo na bieżąco ocenia ryzyka związane z przetwarzaniem danych i dostosowuje środki bezpieczeństwa do zmieniających się zagrożeń.
4. Baileo nie ponosi odpowiedzialności za działania szkół (Klientów) lub ich użytkowników, w tym za treści i dane wprowadzane do Aplikacji, sposób zarządzania dostępami czy zabezpieczenia po stronie Klienta.

§11. Zmiany Polityki Prywatności

1. Baileo może aktualizować niniejszą Politykę Prywatności w przypadku:
   1. zmian w przepisach prawa,
   2. zmian w funkcjonalnościach Aplikacji,
   3. wprowadzenia nowych usług lub narzędzi,
   4. zmian technicznych lub organizacyjnych wpływających na przetwarzanie danych.
2. O wszelkich istotnych zmianach Polityki Prywatności Baileo poinformuje użytkowników poprzez publikację nowej wersji dokumentu na stronie baileo.pl lub w panelu Klienta.
3. Zmieniona Polityka Prywatności obowiązuje od dnia jej opublikowania, chyba że w komunikacie dotyczącym zmian wskazano inny termin wejścia w życie.
4. W przypadku wprowadzenia nowych funkcji Aplikacji, które wiążą się z dodatkowymi zakresami przetwarzania danych osobowych (np. logowanie instruktorów), Baileo dokona odpowiedniej aktualizacji Polityki i poinformuje o tym użytkowników.